Förberedelse är en viktig del av en lyckad konferens

Det finns många olika typer av konferenser, men oftast så är det inte mycket som skiljer de olika konferenserna åt när det gäller förberedelserna. Som alla goda planerare vet, så kan vad som helst hända och man kan aldrig vara tillräckligt förberedd. Det kan bli missar i allt från kommunikationen och utrustningen till datumet för konferensen. Det är alltid bra att försöka tänka ut vad som kan gå fel innan de händer för att ha någon form av reservplan. Vad ska man göra om en av talarna ska visa sin presentation från en Mac-dator och det visar sig att det inte finns rätt kablar? Den som organiserade konferensen kanske till och med förutsatte att personen själv skulle ta med rätt kablar för att kunna ha sin presentation. Talaren i sin tur förutsatte förmodligen att det skulle finnas på plats.

Att förutsätta något är att välkomna stress och problem. En någorlunda paranoid attityd är att aldrig förutsätta något och i sådana här fall är det till och med hälsosamt. För den som vill hyra konferenslokaler i Malmö finns det alla möjliga typer av utrustning och rum att välja mellan. Av denna utrustning så är vissa delar viktigare än andra, som till exempel kabeln som gör det möjligt för Mac-användare att koppla upp sig på den stora skärmen. Första steget i detta fall är att fråga vilken typ av utrustning talaren behöver och försäkra sig om utrustningen finns på plats. Gör sedan upp en snabb backup-plan för vad som ska göra om det strular till sig ändå. Finns det en elektronikåterförsäljare nära om det skulle behövas?

Detsamma gäller förfriskningar och måltider. Förutsätt inte att alla kan äta allt. Idag finns det inte bara restriktioner på grund av allergier utan även på grund av religion och livsstil. Dessutom visar det på god planering när man hör sig för om deltagarna har några speciella kostbehov.

Förberedelser kan naturligtvis inte hålla på för alltid utan så småningom måste man släppa taget för alla förberedelserna, och vara redo för verkligheten. Men när man vet att man har en plan för så gott som vad som helst så kan man åtminstone känna sig säker.